El sistema de información sobre recursos humanos.

Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten la toma de decisiones. Aunque en las organizaciones pequeñas esta información puede manejarse en documentos tradicionales, es grande la tendencia a recurrir a los sistemas computarizados.

Un Sistema de información es un conjunto de elementos interdeperndientes (subsistema), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones. Como la Administración de Recursos Humanos es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de Administración de Recursos Humanos debe abastecer a todo los organismos de información importante acerca de personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere observación sistemática; un análisis; evaluación de la empresa o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. En los fundamental, el sistema de información es la base de proceso decisorio de la organización.

Planeación de un sistema de información de recursos humanos.

Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:

• Base de datos de recursos humanos.
  
• Reclutamiento y selección de personal.
  
• Entrenamiento y desarrollo de personal.
  
• Evaluación del desempeño.
  
• Administración de salario.
  
• Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.
  
• Estadísticas de personal.
  
• Higiene y seguridad.
  
• Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinado objetivos. El logro de éstos objetivos es lo que permitirá evaluar a eficacia de sistema: Hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.

Para realizar esta entrada se consulto: http://www.wikilearning.com/monografia/subsistema_de_control_de_recursos_humanos-sistema_de_informacion_en_rr_hh/16630-5

II Preparación y Selección. (Pagina 115)

1. ¿Cuáles son los métodos que se emplean para obtener información para el análisis de puestos? ¿Qué ventajas y desventajas presenta cada método?

El considerar los aspectos legales al momento de solicitar información sobre el personal de una empresa permite al especialista en diseño de puestos, conocer de manera amplia los diversos aspectos directamente relacionados con el trabajo que este va llevar a cabo y el desempeño que va a tener, es por ello que se vuelve indispensable que el empleador cuente con los datos personales (Número de matrimonios, si padeció enfermedades psiquiátricas, si algún familiar inmediato sufre dolencias (depresión aguda u otros)).
Debe considerar también el acceso a la organización de la base de datos, ya que está le permite mantener en forma de registro impresos o electrónicos la accesibilidad de los datos al momento de quedar un puesto vacante.
Entre las ventajas podemos citar el hecho de que el aspecto legal proporcionará información sobre el grado de estabilidad, con el que cuenta el trabajador y la organización de la base de datos mantendrá a la empresa (y al especialista en diseño de puestos) actualizado de manera permanente en la situación, tanto actual de los empleados existentes en la misma así como aquellos puestos vacantes y que necesitan ser llenados.
La desventaja radica en el hecho de que el empleado no suministre (omita) información completa y real al momento de ser contratado, lo cual influye tanto en el aspecto legal como el organizativo (La información que se lee es la que esta escrita).

2. Una fábrica de hilados y tejidos contrata sus servicios para que usted efectúe una descripción de los puestos de trabajo de la planta ¿Qué sistema básico sugeriría usted? Describa su estrategia en un documento de no menos de dos páginas.


3.En su opinión, ¿Qué problemas podría acarrear el concentrarse exclusivamente en los aspectos de eficiencia de una operación industrial?

El nivel de eficiencia esta considerado entre los elementos de conducta y por ello el gerente de linea y los especialistas de recursos humanos deben tener presente los valores psicológicos, puesto que estos se encuentran enfocados de manera individual en cada trabajador, así tenemos que además de la eficiencia en el momento de realizar una tarea (diaria, semanal, otros) los empleados deben contar con:

• Autonomía: la cual les confiere autoridad para tomar decisiones.
• Diversidad: realizar cambios en su labor para de esta manera mejorar los niveles de satisfacción.
• Identificación de la tarea: agrupar las mismas de manera tal que el trabajador aumente su nivel de satisfacción al apreciar la labor en conjunto.
• Relevancia de la tarea: el trabajador debe estar consiente de que su trabajo no solo es importante para el, sino que para muchas personas dentro y fuera de la empresa.
• Retroalimentación: esto lleva consigo el presentar informes sobre los avances logrados, manteniéndose en todo momento generalizados para de esta manera no culpar directamente a ningún trabajador en caso de sufrir un revés en la producción.

Cada uno de estos elementos refuerzan aspecto de eficiencia ya que si no son considerados al momento de diseñar un puesto de trabajo, al transcurrir el tiempo la eficiencia decae, ya que el trabajador se encontraría ajeno a las operaciones que se realizan en la empresa, la cual no debe ser considerada como un ente individual, debido a que la existencia de la empresa esta sustentada por el capital humano.

4. Se ha establecido que en el caso de tareas muy repetitivas, las personas tienden a sentir mayor nivel de tedio conformes su nivel educativo es más alto. Usted tiene cuatro vacantes que llenar en el departamento de pintura de piezas industriales, que fundamentalmente implica la repetición de una operación básica durante varias horas al día. ¿Qué tipo de educación sugeriría usted que tuvieran las personas que realizarán esta labor?

Se sugiere en este caso que el personal a contratar posea un bajo nivel de especialización, ya que al llevar a cabo dichos tarea, (pintura de piezas industriales), la van a ejecutar bajo un ambiente de "Simplificación de puesto", el cual ofrece la alternativa de repartir dicha tarea entre dos o más trabajadores.

5. Una agencia de viajes con sede en la ciudad de Panamá lo contrata para que diseñe el puesto de vendedor de excursiones turísticas. La empresa vende desde pequeños paseos de seis horas de duración para conocer las instalaciones del Canal de Panamá hasta excursiones completas a las islas de San Blas.

En el diseño de este puesto el especialista en diseño de puestos, considerará que dichos vendedores deben contar con un alto nivel de especialización siendo indispensable el dominio de dos o más idiomas para hacerse entender por los turistas.
A su vez implementará entre el personal la opción de Rotación de Puestos, pues aunque si bien es cierto las excursiones completas a las Islas San Blas no van a caer en ningún momento en la categoría de trabajo tedioso la Venta de Boletos sí. Además en los turnos de trabajo se incluirán constantemente nuevas tareas, lo que va a permitir que en todo momento los trabajadores se mantengan dentro de un nivel de dinamismo, que les va a proporcionar un ambiente grato de trabajo, permitiéndoles obtener mayores ingresos al ofrecer a los visitantes diversidad de actividades a diversos costos.

6. Problema

Desde el punto de vista del director de un departamento de personal de una compañía productora de automóviles, ¿cómo puede definirse su actividad en términos de un sistema? ¿Cuáles son sus insumos? ¿Cómo los transforma?


Las actividades de administración de recursos humanos pueden concebirse en términos de sistemas de acciones interrelacionadas. Cada actividad afecta a las otras de manera directa o indirecta. Los gerentes y los especialistas de los recursos humanos consideran la información y el personal con que cuentan como los insumos esenciales. Estos insumos se transforman mediante varias actividades para producir resultados que ayudan a que la organización logre sus objetivos e incremente su productividad. Tanto los gerentes operativos como los integrantes del departamento de personal adoptan una filosofía proactiva para la solución de los distintos asuntos que se relacionan con su actividad profesional.
En este caso particular, tratándose del director de un departamento de personal de una compañía productora de automóviles, es conveniente mirar el "Modelo simplificado de insumos y productos en un sistema de administración de recursos humanos". Si nos guiamos por ese modelo facilmente podremos responder las preguntas: ¿Cuáles son sus insumos? ¿Cómo los transforma?
Sus insumos serán las metas y objetivos propuestos (desafíos), también contará con recursos humanos los cuales tendrán diferentes niveles de educación y habilidad, es decir, el director simplemente contará con información y basado en sus estudios y experiencias administrará sus insumos basándose en la información.
El proceso de transformación es la acción que realizará el director basado en sus insumos. Es en este momento cuando el director administra; recluta; capacita; entre otros, a los recursos humanos dependiendo de los desafíos.
El producto es el resultante de dichas acciones llevadas a cabo por el director, como bien se sabe toda acción genera una reacción y dicha reacción va a depender directamente del director que es quien administra el proceso. Esto no quiere decir que los resultados (ya sean positivos o negativos para la organización) van a depender únicamente del director, el director tendrá cierta influencia en el resultado más no lo definirá. Recordemos que el sistema de administración de recursos humanos y sus subsistemas están todos relacionados entre si. Mirar el: "Modelo de la administración de los recursos humanos y los subsistemas que lo componen".
Pero si será el director quien se encargue de observar y estudiar dichos resultados obtenidos para tomar nuevas decisiones, es aquí donde tiene lugar la retroalimentación.