Punto de equilibrio entre elementos conductuales y eficiencia.

Los elementos conductuales del diseño de un puesto informan a los gerentes de línea y a los especialistas en diseño de puestos sobre la conveniencia de añadir la autonomía, diversidad, relevancia hacía rato alimentación. Al mismo tiempo, el componente de eficiencia requiere que haya un máximo de especialización, menor diversidad y mínima autonomía. Por esta razón, el proceso de incrementar el nivel de eficiencia de un puesto puede hacerlo menos satisfactorio. De la misma manera, los trabajos muy satisfactorios pueden ser menos eficientes. No existe cura solución sencilla para esta disyuntiva, que en todos los casos se requiere tratar de encontrar un punto de equilibrio entre los elementos conductuales y la eficiencia.

Técnicas para el diseño de puestos.

Bajo nivel de especialización: Cuando los puestos no están suficientemente especializados los diseñadores pueden optar por una simplificación del puesto. Las tareas que antes se incluían en un solo puesto de trabajo pueden repartirse entre dos o más y se identifica y elimina toda labor que no sea estrictamente necesaria.

Alto nivel de especialización: En muchos casos los trabajos rutinarios muy especializados, como es el caso de muchos puestos de trabajo en diversas fábricas, ofrecen limitado interés para muchas personas educadas, que sólo por necesidad económica aceptan estas posiciones.Las más comunes son la rotación, la inclusión de nuevas tareas, el enriquecimiento del puesto y los grupos autónomos de trabajo.

Rotación de puestos: La técnica de rotación permite al empleado cambiar de un puesto a otro. La labor en sí misma no experimenta cambio. Esta rotación rompe la monotonía de diversas labores especializadas y posibilita el uso de diversas áreas del conocimiento y la experiencia del operario, o incluso de distintas habilidades físicas.

Inclusión de nuevas tareas: Esta técnica permite expandir el número de funciones que se llevan a cabo en un puesto al añadir labores similares a las que ya realizaban para proporcionar mayor variedad. La inclusión de nuevas tareas reduce la monotonía porque extiende el ciclo de trabajo y demanda una gama más amplia de habilidades del trabajado.

Enriquecimiento del puesto: El nivel de satisfacción del trabajador se incrementa cuando se añaden nuevas fuentes de satisfacción laboral. Esta técnica aumenta los niveles de responsabilidad, autonomía y control.

Grupos autónomos de trabajo: Estos grupos de trabajadores (llamados también “equipos autodirigidos de trabajo”)desempeñan labores y tareas dentro de una amplia gama de responsabilidades, que en ocasiones incluye actividades normalmente reservadas a los supervisores y gerentes. Los grupos autónomos de trabajo por lo general se integran de 3 a 15 trabajadores que se preparan intensivamente para efectuar cualquiera de las labores de las que el grupo es responsable.

Perspectiva general sobre el diseño de puestos.

Un puesto de trabajo es mucho más que una serie de labores que se registran en una ficha de análisis de responsabilidades y acciones, y que se presentan de manera resumida en una descripción estandarizada.

La forma en que las personas se desempeñan y cumplen con sus labores está influida por las características de su puesto. Tanto la productividad como la calidad de la vida laboral dependen mucho del diseño de los puestos de la organización.

ELEMENTOS ORGANIZATIVOS

Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia.

1. Enfoque mecánico: Esta técnica mecanicista requiere la identificación de todos los movimientos y labores de un puesto de trabajo para estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y el esfuerzo necesarios para efectuar la tarea.
2. El resultado es la especialización: El proceso de especialización lleva a que se practiquen ciclos de labores breves, que duran sólo el tiempo necesario para llevar a cabo una operación determinada.

ELEMENTOS DEL ENTORNO

Un segundo aspecto del diseño de puestos se enfoca en asuntos como el grado de preparación de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de empleados y sus expectativas sociales.

1. Habilidades y disponibilidad del empleado: Las consideraciones respecto a la eficiencia en la labor deben balancearse de acuerdo con el grado de preparación de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de los mismos en el mercado laboral y las expectativas sociales que cada uno de ellos trae a su lugar de trabajo.
2. Expectativas sociales y culturales: Las expectativas de carácter social y cultural influyen de manera determinante en el nivel de aceptabilidad del diseño de un puesto.

ELEMENTOS DE CONDUCTA

Los puestos de trabajo no pueden diseñarse con base sólo en los factores de eficiencia. Los diseñadores modernos consideran en gran medida los datos que contribuyen a fomentar un ambiente de trabajo que satisfaga las necesidades individuales. Las de alto valor psicológico tienen especial importancia.

1. Autonomía: El principio de la autonomía laboral consiste en ser responsable de las labores que la persona lleva a cabo. Dicho de otra manera, consiste en la libertad de controlar las respuestas propias al entorno de trabajo. Los puestos que confieren autoridad para tomar decisiones otorgan responsabilidades adicionales que incrementan el sentido de autoestima y autovaloración del empleado. Por el contrario la ausencia de autonomía puede provocar que un empleado muestre apatía o que se desempeñe de manera ineficiente.
2. Diversidad: La ausencia de cambios produce monotonía y aburrimiento. El aburrimiento conduce a la fatiga y ésta a su vez provoca errores. Al dar variedad a los puestos, los diseñadores pueden reducir errores ocasionados por el aburrimiento.
3. Identificación de la tarea: Un problema de algunos trabajos es que no proporcionan la posibilidad de identificarse con la tarea que se desempeña. Esto ocurre porque los trabajadores de ciertas empresas no pueden observar más que un aspecto muy parcial de la labor y nunca van un producto terminado.
4. Relevancia de la tarea: Un elemento muy relacionado con la identificación de la labor que se efectúa es la relevancia de la tarea. Este aspecto –saber que el trabajo que se realiza es importante para muchas personas dentro y fuera de la organización- hace que el puesto adquiera valor para quienes lo desempeñan.
5. Retroalimentación: Cuando no se proporcionan ninguna retroalimentación a los trabajadores acerca de su desempeño, éstos tendrán escasas razones para mejorarlo.

El sistema de información sobre recursos humanos.

Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten la toma de decisiones. Aunque en las organizaciones pequeñas esta información puede manejarse en documentos tradicionales, es grande la tendencia a recurrir a los sistemas computarizados.

Un Sistema de información es un conjunto de elementos interdeperndientes (subsistema), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones. Como la Administración de Recursos Humanos es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de Administración de Recursos Humanos debe abastecer a todo los organismos de información importante acerca de personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere observación sistemática; un análisis; evaluación de la empresa o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. En los fundamental, el sistema de información es la base de proceso decisorio de la organización.

Planeación de un sistema de información de recursos humanos.

Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:

• Base de datos de recursos humanos.
  
• Reclutamiento y selección de personal.
  
• Entrenamiento y desarrollo de personal.
  
• Evaluación del desempeño.
  
• Administración de salario.
  
• Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.
  
• Estadísticas de personal.
  
• Higiene y seguridad.
  
• Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinado objetivos. El logro de éstos objetivos es lo que permitirá evaluar a eficacia de sistema: Hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.

Para realizar esta entrada se consulto: http://www.wikilearning.com/monografia/subsistema_de_control_de_recursos_humanos-sistema_de_informacion_en_rr_hh/16630-5

II Preparación y Selección. (Pagina 115)

1. ¿Cuáles son los métodos que se emplean para obtener información para el análisis de puestos? ¿Qué ventajas y desventajas presenta cada método?

El considerar los aspectos legales al momento de solicitar información sobre el personal de una empresa permite al especialista en diseño de puestos, conocer de manera amplia los diversos aspectos directamente relacionados con el trabajo que este va llevar a cabo y el desempeño que va a tener, es por ello que se vuelve indispensable que el empleador cuente con los datos personales (Número de matrimonios, si padeció enfermedades psiquiátricas, si algún familiar inmediato sufre dolencias (depresión aguda u otros)).
Debe considerar también el acceso a la organización de la base de datos, ya que está le permite mantener en forma de registro impresos o electrónicos la accesibilidad de los datos al momento de quedar un puesto vacante.
Entre las ventajas podemos citar el hecho de que el aspecto legal proporcionará información sobre el grado de estabilidad, con el que cuenta el trabajador y la organización de la base de datos mantendrá a la empresa (y al especialista en diseño de puestos) actualizado de manera permanente en la situación, tanto actual de los empleados existentes en la misma así como aquellos puestos vacantes y que necesitan ser llenados.
La desventaja radica en el hecho de que el empleado no suministre (omita) información completa y real al momento de ser contratado, lo cual influye tanto en el aspecto legal como el organizativo (La información que se lee es la que esta escrita).

2. Una fábrica de hilados y tejidos contrata sus servicios para que usted efectúe una descripción de los puestos de trabajo de la planta ¿Qué sistema básico sugeriría usted? Describa su estrategia en un documento de no menos de dos páginas.


3.En su opinión, ¿Qué problemas podría acarrear el concentrarse exclusivamente en los aspectos de eficiencia de una operación industrial?

El nivel de eficiencia esta considerado entre los elementos de conducta y por ello el gerente de linea y los especialistas de recursos humanos deben tener presente los valores psicológicos, puesto que estos se encuentran enfocados de manera individual en cada trabajador, así tenemos que además de la eficiencia en el momento de realizar una tarea (diaria, semanal, otros) los empleados deben contar con:

• Autonomía: la cual les confiere autoridad para tomar decisiones.
• Diversidad: realizar cambios en su labor para de esta manera mejorar los niveles de satisfacción.
• Identificación de la tarea: agrupar las mismas de manera tal que el trabajador aumente su nivel de satisfacción al apreciar la labor en conjunto.
• Relevancia de la tarea: el trabajador debe estar consiente de que su trabajo no solo es importante para el, sino que para muchas personas dentro y fuera de la empresa.
• Retroalimentación: esto lleva consigo el presentar informes sobre los avances logrados, manteniéndose en todo momento generalizados para de esta manera no culpar directamente a ningún trabajador en caso de sufrir un revés en la producción.

Cada uno de estos elementos refuerzan aspecto de eficiencia ya que si no son considerados al momento de diseñar un puesto de trabajo, al transcurrir el tiempo la eficiencia decae, ya que el trabajador se encontraría ajeno a las operaciones que se realizan en la empresa, la cual no debe ser considerada como un ente individual, debido a que la existencia de la empresa esta sustentada por el capital humano.

4. Se ha establecido que en el caso de tareas muy repetitivas, las personas tienden a sentir mayor nivel de tedio conformes su nivel educativo es más alto. Usted tiene cuatro vacantes que llenar en el departamento de pintura de piezas industriales, que fundamentalmente implica la repetición de una operación básica durante varias horas al día. ¿Qué tipo de educación sugeriría usted que tuvieran las personas que realizarán esta labor?

Se sugiere en este caso que el personal a contratar posea un bajo nivel de especialización, ya que al llevar a cabo dichos tarea, (pintura de piezas industriales), la van a ejecutar bajo un ambiente de "Simplificación de puesto", el cual ofrece la alternativa de repartir dicha tarea entre dos o más trabajadores.

5. Una agencia de viajes con sede en la ciudad de Panamá lo contrata para que diseñe el puesto de vendedor de excursiones turísticas. La empresa vende desde pequeños paseos de seis horas de duración para conocer las instalaciones del Canal de Panamá hasta excursiones completas a las islas de San Blas.

En el diseño de este puesto el especialista en diseño de puestos, considerará que dichos vendedores deben contar con un alto nivel de especialización siendo indispensable el dominio de dos o más idiomas para hacerse entender por los turistas.
A su vez implementará entre el personal la opción de Rotación de Puestos, pues aunque si bien es cierto las excursiones completas a las Islas San Blas no van a caer en ningún momento en la categoría de trabajo tedioso la Venta de Boletos sí. Además en los turnos de trabajo se incluirán constantemente nuevas tareas, lo que va a permitir que en todo momento los trabajadores se mantengan dentro de un nivel de dinamismo, que les va a proporcionar un ambiente grato de trabajo, permitiéndoles obtener mayores ingresos al ofrecer a los visitantes diversidad de actividades a diversos costos.